Семь фактов, которые нужно знать о системах подбора персонала

Еще три года назад российским компаниям приходилось постараться, чтобы автоматизировать подбор: выбор провайдеров был маленький, а количество функций не позволяло настроить существующие решения под себя. Сегодня вести все вакансии и всех кандидатов в одной системе вполне реально. Мы собрали важные факты о современных ATS — системах трекинга кандидатов или системах подбора персонала.

Семь фактов, которые нужно знать о системах подбора персонала
Анализируют процессы

Задача ATS — упорядочить и ускорить рекрутинг. Для этого все вакансии и всех кандидатов собирают в одной системе и отслеживают их статус. Благодаря удобному интерфейсу и автоматизации процессы идут быстрее, а аналитика помогает оценить, сколько длится поиск и почему. В современных системах можно отследить прогресс не только по конкретной вакансии, но и по разным менеджерам, и по компании в целом. Идеальный вариант — когда в системе можно построить воронку подбора: так можно выяснить, на каком этапе и почему «отваливаются» кандидаты.

Работают c любыми форматами резюме

Резюме попадают в компанию разными путями. Иногда все, что известно о кандидате, записано на крошечном клочке бумаги после телефонного разговора. И эту информацию тоже важно не потерять!

В современных ATS в систему можно не только добавлять резюме с сайтов по поиску сотрудников, но и вручную заполнять профиль, прикладывать к нему фото, видео и текстовые документы. Например, система Talantix, созданная HeadHunter, умеет распознавать резюме в формате Word и превращать их в полноценный профайл кандидата. Так что ни одна запись о человеке — ни заметка, ни портфолио — не потеряется.

Позволяют настроить свои этапы подбора

Разработчикам и менеджерам, как правило, не подходит стандартная схема «отклик — телефонное интервью — собеседование — выход на работу». Часто появляется и тестовое задание, и второе собеседование с командой, не говоря уже о службе безопасности и других специфических проверках. В некоторых системах, в том числе в Talantix, можно добавлять свои этапы подбора и назначать разных ответственных за каждый этап. Например, привлекать к собеседованию руководителей или передавать результаты тестовых заданий менеджерам.

Фильтруют и сортируют отклики

Организовать и ускорить процесс подбора невозможно без фильтрации откликов. В противном случае работа в ATS будет немногим отличаться от работы на сайте или в таблице Excel. Важно, чтобы по откликам работал быстрый поиск, а выбрать нужных кандидатов можно было с помощью автофильтра: например, выделить все резюме людей с высшим образованием и перенести на следующий этап. Или отсортировать резюме по релевантности — выбрать наиболее подходящим к требованиям вакансии.

Хранят базу кандидатов с учетом требований закона

База резюме не то же самое, что кадровый резерв. Кадровый резерв состоит из уже работающих и перспективных сотрудников. База резюме — это интересные кандидаты, для которых пока нет вакансий, но они еще могут пригодиться в будущем.

Раньше такие резюме хранили в заветной папочке и разворачивали ее, как только открывалась новая вакансия. Сейчас многие компании в принципе отказались от того, чтобы «откладывать» интересные резюме: зачем, если нужного кандидата можно найти за пару минут на сайте?

Но мы все-таки за то, чтобы хранить свою базу кандидатов. Например, талантливых начинающих разработчиков: через три года они превратятся в базу опытных специалистов, которой будут завидовать конкуренты. Важно соблюдать требования законодательства и убедиться, что система не противоречит российским законам о персональных данных. В Talantix можно прямо через систему запросить у кандидата разрешение на использование информации о нем.

Работают с мобильного

Без продвинутой мобильной версии ATS рекрутер не сможет расстаться с бумагами. Если резюме удобнее распечатать, его распечатают, а кандидаты так и будут гадать, что означают плюсы и другие пометки, которые делает работодатель во время интервью.

Чтобы получить от ATS максимум, важно сохранять всю информацию о подборе в одной системе. Поэтому лучше отказаться от пометок на листочках во время собеседования и сразу добавлять комментарии к резюме. В Talantix это можно делать даже с мобильного. В комментариях прямо во время интервью можно обсудить кандидатуру кандидата с его будущим руководителем. Пометки сохранятся и после того, как вакансия будет закрыта.

Меняются вместе с компанией

Каждый разработчик ATS ценит своих пользователей и внимательно относится к обратной связи. Например, в Talantix обязательная часть планов по развитию — это пожелания и предложения клиентов. Часто в системах появляются доработки, внесенные по просьбе крупных компаний, которые пользуются продуктом. Во время подключения и интеграции новой системы провайдеры не бросают клиентов на произвол судьбы: например, помогают перенести данные из Excel или других систем без потерь и ошибок.

Системы меняются с появлением новых инструментов в рекрутменте. Например, туда автоматически подгружаются резюме людей, которые увидели рекламную кампанию и заполнили анкету на лендинге или ответили на вопросы чат-бота. Такие профайлы участвуют в подборе наравне с обычными резюме.

Если вы никогда не использовали системы подбора персонала или хотите сменить провайдера, попробуйте Talantix. Удобная интеграция с hh.ru и простой интерфейс помогут быстро наладить работу, а бесплатный доступ для клиентов HeadHunter до конца года — достаточное время, чтобы сделать выбор.